Contrat de sous-traitance des données personnelles
Article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) — version du 23 septembre 2026
Le présent contrat est conclu entre le client professionnel qui souscrit au service AlloAccueil, essai gratuit compris (ci-après « le Client »), et Cédric Garnero, entrepreneur individuel, SIREN 988 811 360, exploitant le service AlloAccueil (ci-après « le Prestataire »).
Il fait partie des conditions générales de vente. Il est accepté par voie électronique, en même temps qu'elles, au moment où le Client demande son essai ou souscrit une formule ; la date et la version acceptées sont conservées. Pour tout ce qui touche aux données personnelles, il prévaut sur les conditions générales.
1. Objet et durée
Le Prestataire traite, pour le compte du Client, les données personnelles des personnes qui appellent le Client et dont les appels sont renvoyés vers le service. Le traitement est décrit à l'annexe 1. Le contrat produit ses effets pendant toute la durée de la relation commerciale, essai compris, et jusqu'à l'effacement des données prévu à l'article 11.
2. Rôles
Pour ces données, le Client est responsable de traitement : il décide que ses appels non décrochés sont traités par le service, et à quelle fin. Le Prestataire est sous-traitant.
Les données du Client lui-même (son compte, sa facturation) sont traitées par le Prestataire pour son propre compte ; elles relèvent de la politique de confidentialité, non du présent contrat.
3. Instructions
Le Prestataire ne traite les données que sur instruction documentée du Client. Ces instructions sont : les conditions générales, le présent contrat, et la fiche que le Client remplit dans son espace (activité, horaires, prestations, zone, consignes), qui décrit ce que l'assistante demande et ce qu'elle fait de la réponse.
Le Prestataire n'utilise jamais ces données pour son propre compte : ni prospection, ni revente, ni entraînement de modèles. S'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation, il en informe le Client sans délai.
4. Confidentialité
Seules les personnes qui en ont besoin pour fournir le service accèdent aux données, et elles sont tenues au secret. À la date du présent contrat, il s'agit du Prestataire seul.
5. Sécurité
Le Prestataire met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'annexe 2, et les adapte à l'évolution des risques.
6. Sous-traitants ultérieurs
Le Client autorise le Prestataire à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés à l'annexe 3. Le Prestataire lui impose des obligations de protection au moins équivalentes à celles du présent contrat, et reste responsable de leur respect.
Tout ajout ou remplacement est annoncé au Client par courriel au moins trente jours avant de prendre effet. Le Client peut s'y opposer dans ce délai ; si aucune solution n'est trouvée, il peut résilier sans frais avant la prise d'effet.
7. Transferts hors de l'Union européenne
Certains sous-traitants ultérieurs traitent des données aux États-Unis (annexe 3). Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, lorsque le prestataire y adhère, par le cadre de protection des données UE–États-Unis.
8. Droits des personnes
Le Prestataire aide le Client à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité). S'il reçoit une telle demande directement, il la transmet au Client dans un délai de cinq jours ouvrés, accompagnée de ce qu'il détient, et n'y répond pas lui-même sans instruction.
9. Violation de données
Le Prestataire notifie au Client toute violation de données personnelles dans un délai maximal de quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, par courriel et par téléphone. La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, les conséquences probables, et les mesures prises ou envisagées. Elle est complétée au fur et à mesure que les informations sont connues.
10. Assistance
Le Prestataire aide le Client, sur demande et dans la mesure de ce qu'il sait, à mener une analyse d'impact et, le cas échéant, à consulter la CNIL.
11. Fin du contrat
À la fin du contrat, le Prestataire remet au Client, s'il le demande dans les trente jours, ses rendez-vous et les coordonnées recueillies dans un format exploitable (tableur ou fichier structuré). Toutes les données sont ensuite effacées de ses systèmes trente jours après la fin du contrat, et disparaissent des sauvegardes, qui tournent sur trente jours, au plus tard trente jours plus tard. Seules restent les données que la loi oblige à conserver, qui ne concernent pas les appelants (facturation).
12. Documentation et audit
Le Prestataire tient à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat. Le Client peut faire réaliser un audit une fois par an, à ses frais, par un auditeur indépendant tenu au secret, moyennant un préavis de trente jours ; l'audit porte d'abord sur les documents, puis, si nécessaire, sur place.
13. Obligations du Client
- Disposer d'une base légale pour le traitement et informer ses appelants, par exemple dans la mention d'information de son site, que ses appels non décrochés sont reçus par une assistante virtuelle opérée par un prestataire.
- Ne pas configurer l'assistante pour recueillir des données dont elle n'a pas besoin, en particulier des données de santé, des coordonnées bancaires ou un numéro de sécurité sociale.
- Signaler sans délai au Prestataire toute erreur dans ses instructions.
14. Responsabilité
La responsabilité de chaque partie est régie par l'article 8 des conditions générales, sous réserve des dispositions impératives du RGPD.
Annexe 1 — Description du traitement
| Finalité | Répondre aux appels que le Client ne décroche pas : comprendre la demande, recueillir les coordonnées, prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous selon la formule, signaler les urgences, transmettre un compte rendu au Client. |
|---|---|
| Personnes concernées | Les personnes qui appellent le Client : ses clients et ses prospects. |
| Données | Numéro de téléphone de l'appelant ; sa voix, traitée en direct ; la transcription de l'appel ; ce qu'il donne de lui-même : nom, adresse de l'intervention, nature de la demande, préférence d'horaire ; le rendez-vous et le message qui en résultent. |
| Données sensibles | Jamais demandées. Si l'appelant en dicte spontanément, elles peuvent figurer dans la transcription, et sont effacées avec elle. |
| Opérations | Réception de l'appel, transcription de la parole, compréhension de la demande, synthèse de la voix de l'assistante, vérification de l'adresse, enregistrement dans l'agenda du Client, envoi de SMS et de courriels. |
| Lieux | Serveur et base de données du service : Allemagne (IONOS). Reconnaissance et synthèse de la voix en direct : sur un poste de travail du Prestataire situé en France, relié au serveur par un tunnel chiffré ; l'audio y est traité en mémoire et n'y est jamais enregistré. Sous-traitants ultérieurs : annexe 3. |
| Donnée | Conservation |
|---|---|
| Enregistrement sonore de l'appel | Aucun : l'audio n'est jamais stocké |
| Transcription et numéro de l'appelant | 90 jours, puis effacement automatique |
| Messages et alertes | 90 jours chez le Prestataire ; ensuite ils vivent chez le Client |
| SMS et courriels envoyés (texte, destinataire) | 90 jours |
| Rendez-vous et coordonnées associées | Durée du contrat, puis restitution et effacement (article 11) |
| Sauvegardes | Rotation sur 30 jours : une donnée effacée en disparaît sous 30 jours |
Annexe 2 — Mesures de sécurité
- Chiffrement en transit de tous les échanges : téléphonie, flux audio, tunnel vers le poste de travail, accès à l'espace client.
- Authentification des appels entrants : chaque requête du fournisseur de téléphonie est vérifiée par sa signature ; le flux audio est protégé par un jeton scellé à l'appel. Un tiers ne peut pas se faire passer pour un appel.
- Cloisonnement : chaque client ne peut accéder qu'à ses propres données ; la connexion se fait par code à usage unique envoyé par SMS, les codes et jetons étant conservés sous forme d'empreinte.
- Administration : serveur accessible par clé SSH uniquement, console d'administration protégée par mot de passe.
- Poste de travail : l'audio y est traité en mémoire et jamais enregistré ; les clés d'accès du service, ses journaux et ses copies de sauvegarde sont conservés dans un espace chiffré (gocryptfs), fermé à chaque redémarrage ; les journaux ne contiennent aucun contenu d'appel.
- Minimisation : aucun enregistrement sonore, effacement automatique aux durées de l'annexe 1, aucun contenu d'appel dans les journaux techniques.
- Continuité : sauvegarde quotidienne de la base, conservée 30 jours ; en cas d'indisponibilité, les appels sont redirigés vers le téléphone du Client.
Annexe 3 — Sous-traitants ultérieurs
| Prestataire | Rôle | Lieu |
|---|---|---|
| IONOS SE (Montabaur, Allemagne) | Hébergement du serveur et de la base de données | Allemagne |
| Twilio Ireland Limited | Acheminement des appels et des SMS | Union européenne, avec transferts vers les États-Unis |
| Anthropic PBC | Compréhension de la demande et formulation des réponses | États-Unis |
| Cloudflare, Inc. | Tunnel chiffré entre le serveur et le poste de travail ; redirection de secours des appels vers le Client | Réseau mondial |
| Brevo (Paris) | Envoi des comptes rendus par courriel | Union européenne |
| Deepgram, Inc. | Transcription de la parole, en secours du poste de travail | États-Unis |
| ElevenLabs | Synthèse de la voix, en secours du poste de travail | États-Unis |
Autre destinataire : l'adresse d'intervention dictée par l'appelant est vérifiée auprès de la Base Adresse Nationale (api-adresse.data.gouv.fr), service public de l'État français. Seule l'adresse lui est transmise.
Aucun de ces prestataires n'est autorisé à utiliser les données pour son propre compte ni à entraîner des modèles avec elles.